4.3
Abfragen 1
In bestimmten Situationen ist es nötig, die in der Tabelle (oder den Tabellen) erfassten Daten nach bestimmten Kriterien auszuwählen. Für diese Aufgaben sind unter Access die Abfragen zuständig. Eine bequeme Möglichkeit der Erstellung einer Abfrage ist die Nutzung des Abfrage-Assistenten. Grundsätzlich kann zwischen fest definierten Auswahlabfragen und Auswahlabfragen mit nicht fest definierten Kriterien unterschieden werden. Bei letzteren ergeben sich die Auswahlkriterien dann entweder aus Berechnungen oder aus einer Eingabe während eines Dialoges zwischen Datenbank und Nutzer.
Anhand der Abfragen kann also einmal festgelegt werden, welche Daten aus der Datenmenge weiterverarbeitet werden sollen und zum anderen, welche Kriterien bestimmte Daten innerhalb dieser Datenmenge erfüllen müssen.
Das Ergebnis solcher Abfragen kann dann wiederum als Datenquelle für andere Prozesse dienen.
Als einfaches einleitendes Beispiel wollen wir uns z.B. aus der Menge der erfaßten Daten nur die Informationen für Grabfunde anzeigen lassen (Fundort, Fundstelle, Grabdaten). Die Eintragungen für Einzelfunde sollen jedoch vernachlässigt werden.
Zur Lösung der Aufgabe wollen wir zunächst nur den Assistenten bemühen.
Zunächst verlangt der Assistent die Angabe der von uns gewünschten Felder und deren Quelle(n):
tblFundort - Fundort, Kreis
tblBefund - Grabnummer, Grabtiefe...
Nachdem Abspeichern der Abfrage wird die Tabelle mit den zusammengestellten Informationen geöffnet.
In der Entwurfsansicht der Abfrage hat man nun die Möglichkeit die Auswahl durch weitere Filterkriterien zu spezifizieren.