Grundlagen

 
Ziele des Workshops
• Erstellen von Präsentationsfolien (z.B. für Diskussionsbeitrag)
• Verbindung von Text und Bild (z.B. für Projektbeitrag)
• Anbindung an das Internet (z.B. für Webseite)
Voraussetzungen
• Computer mit Diskettenlaufwerk (Floppy, bei größeren Projekten ZIP)
• Inhalt der Präsentation (Text, Graphiken, Diagramme & Bilder)
• Phantasie & Kreativität
Grundlagenmenü

Start-Dialogfeld:

Das Start-Dialogfeld wird mit dem Öffnen von PowerPoint automatisch aufgerufen. Sie müssen eine Option, die die äußere Form Ihrer Präsentation festlegt, auswählen und durch den Button OK bestätigen.

AutoInhalts-Assistent:

Mit einem Assistenten werden Vorschläge zum Inhalt der Präsentation gemacht und alle entsprechenden Folien automatisch erstellt.

Präsentationsvorlage:

Festlegung der äußeren Form der Präsentation mit Hilfe von bereits vorhandenen Präsentationsvorlagen.

• Leere Präsentation:

Leere Standard-Präsentation wird geöffnet. Danach Text einfügen: Einfügen, Textbox
• Öffnen einer vorhandenen Präsentation:

Bereits vorhandene Präsentation wird geöffnet.


Hauptfenster:

Das Hauptfenster wird die Ansicht sein, in der Sie am häufigsten arbeiten werden

Menüleiste:

In der Menüleiste finden Sie fast alle Befehle und Optionen, die Sie zur Erstellung Ihrer Folien benötigen. Die Menüleiste bietet Ihnen Symbole, Menüs und Dropdown-Felder zur Bearbeitung an.

Ansichten:
In PowerPoint 97 müssen Sie Ihre Folien in verschiedenen Ansichten bearbeiten, um optimale Ergebnisse erzielen zu können. Sie wählen die Ansichten über das Menü Ansichten (siehe Hauptfenster). Dieses Menü finden Sie in jeder Ansicht wieder.
Wählen Sie die Ansichten auf dem folgenden Menü an, um mehr die Bezeichnungen und Vorteile zu erfahren.
• Folienansicht

Die Folienansicht wird zu den Ansichten gehören, die Sie am häufigsten verwenden werden. Sie können hier die einzelnen Folien Ihrer Präsentation bearbeiten. Angefangen beim Eingeben von Texten bis hin zum Einfügen und Verändern von Cliparts.
• Gliederungsansicht

In der Gliederungsansicht können Sie die Struktur Ihrer Präsentation bestimmen und jederzeit verändern. Jede Ihrer Folien ist mit einer fortlaufenden Nummer markiert und Ihnen werden Vorschauen der Folien angezeigt.
• Foliensortieransicht

In der Foliensortieransicht werden Ihre Folien im Kleinformat angezeigt. Die Nummerierung der Folien entspricht der Reihenfolgen, in der sie bei einer Bildschirmpräsentation angezeigt werden. Sie haben in dieser Ansicht die Möglichkeit, die Folien zu verschieben, Folienübergänge festzulegen, den Text zu animieren etc.
• Notizblattansicht

In der Notizblattansicht erscheint Ihre aktuelle Folie in der oberen Hälfte eines weißen Blattes. Die untere Hälfte steht für Ihre Notizen zur Verfügung. Sie haben hier die Möglichkeit zu jeder Folie Ihrer Präsentationen Bemerkungen hinzuzufügen. Diese Notizen werden während der Präsentation nicht angezeigt. Sie können die Notizblätter ausdrucken und als Hilfsmittel (z.B. Stichwortzettel) für Ihre Präsentation nutzen.
• Bildschirmpräsentation

In der Ansicht Bildschirmpräsentation wird Ihre aktuelle Folien als ganzes Bild dargestellt. Über die Esc-Taste verlassen Sie die Ansicht Bildschirmpräsentation. Mit einem Klick der linken Maustaste wird die nächste Folie Ihrer Präsentation angezeigt. Klicken Sie auf die rechte Maustaste, so öffnet sich ein kleines Menü.
Möchten Sie Ihre komplette Präsentation ablaufen lassen, so klicken Sie in der Foliensortieransicht Ihre erste Folie einmal an und starten Sie über das Menü Ansichten die Bildschirmpräsentation.


Menü Zeichnen

Dieses Menü ist für die grafische Gestaltung Ihrer Folien sehr wichtig. PowerPoint 97 bietet Ihnen hier unzählige Möglichkeiten, Texte und Grafiken zu erstellen und zu verändern. Sie können z. B. Figuren und Sprechblasen einfügen oder Texte mit Farben versehen.

Benutzung der Hilfe
Bei Fragen verwenden Sie die Hilfe des Programms. Die Hilfe bietet Ihnen eine Fülle an Lösungsansätzen. Sie können die Hilfe über die Menüleiste  aktivieren.
• Microsoft PowerPoint-Hilfe und Inhalt und Index.

Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, nach Stichworten und Inhalten zu suchen.
• Direkthilfe

Klicken Sie diese Option an und Ihr Maus-Zeiger verwandelt sich. Er besteht nun aus einen Pfeil und einem Fragezeichen. Sie können damit jedes Element des PowerPoint-Fensters anklicken und erhalten darüber kurze Informationen.
• Microsoft im Web

Sie können sich direkt über den Internet-Explorer auf den Seiten von Microsoft über Neuigkeiten informieren.
Speichern von Präsentationen

Speichern Sie Ihre Präsentation regelmäßig ab, um ungewollten Datenverlusten vorzubeugen.
Beim Speichern einer "neuen" Präsentation müssen Sie folgende Schritte beachten:

1. Im Menü Datei den Befehl Speichern unter auswählen
2. Unter Speichern in: Laufwerk und Verzeichnis angeben
3. In Dateiname: den Namen Ihrer Präsentation eintragen
4. Mit dem Button Speichern anklicken

Drucken von Präsentationen

Sie haben mit PowerPoint 97 die Möglichkeit, Folien, Gliederungen, Handzettel und Notizblätter auszudrucken.
Bei PowerPoint 97 ist es sinnvoll, zum Drucken Ihrer Präsentation immer über die Menüleiste gehen. Sie wählen dazu in der Menüleiste die Kategorie Datei und wählen danach die Option Drucken. Daraufhin öffnet sich das unten abgebildete Fenster.
Über das Dropdown-Feld Drucken: können Sie einstellen, ob Sie Folien, Handzettel, Gliederungen oder Notizblätter Ihrer Präsentation ausdrucken möchten.

Formatierung
• Farbskala

Sie haben die Möglichkeit, den Bestandteilen einzelner oder aller Folien Ihrer Präsentation neue Farben zu zuweisen. Wählen Sie hierzu im Menü Format den Befehl Folienfarbskala aus, um das Fenster Farbskala zu öffnen. Sie können nun intuitiv die Änderungen in den Mappen Standard und Anpassen vornehmen.
• Hintergrund

Wählen Sie im Menü Format den Befehl Hintergrund aus, um das Fenster Hintergrund zu öffnen. Klicken Sie auf das DropDown-Feld und wählen Sie Fülleffekte aus. Sie öffnen damit das gleichnamige Fenster. Klicken Sie auf die Mappe Struktur und wählen Sie eine Struktur. Bestätigen Sie diese mit dem Button OK, um das Fenster Fülleffekte zu schließen. Im Fenster Hintergrund muß der Button Zuweisen angeklickt werden.
Starten der Präsentation
Es gibt 2 grundsätzliche Möglichkeiten, Präsentationen in PowerPoint 97 zu starten:
• Menü

Wählen Sie im Menü Bildschirmpräsentation den Befehl Bildschirmpräsentation vorführen. Bitte beachten Sie, daß Sie im selben Menü über den Befehl Interaktive Schaltflächen den Bildschirm zum Vorführen selbst gestalten können.
• Symbol

Klicken Sie auf den Button Bildschirmpräsentation   in der Ansichtsleiste. Berücksichtigen Sie, daß die Präsentation mit der aktuellen Folie bzw. mit der Folie, die in der Foliensortieransicht markiert ist, beginnt.
Steuerung des Ablaufs

Sie können den Ablauf der Präsentation über die Maus und die Tastatur steuern.

• Maus

Linke Maustaste: Nächste Folie bzw. nächste Animation einblenden
Rechte Maustaste: Kontextmenü, über das Sie die weiteren Aktionen auslösen können
• Tastatur

Drücken Sie, nachdem Sie die Präsentation gestartet haben, die Taste F1 und Sie erfahren alle möglichen Tastatur Befehle und Tastenkombinationen.
Hier die drei wichtigsten Befehle:
N: Nächste Folie einblenden
V: Vorhergehende Folie einblenden
Esc: Präsentation beenden

Einblendzeiten

Sie können für die Folien Ihrer Präsentation feste Einblendzeiten einstellen. Die Einblendung der neuen Folien wird dann nicht mehr von Mausklicken oder Tastaturbefehlen gesteuert, sondern von diesen Zeiten. So stellen Sie Einblendzeiten ein:

• Wählen Sie im Menü Bildschirmpräsentation den Befehl Neue Einblendzeiten testen.
• Die Präsentation wird gestartet und unten rechts im Bildschirm befindet sich das Fenster Probelauf. Klicken Sie den Button mit dem Pfeil, wenn die nächste Folie bzw. die nächste Animation eingeblendet werden soll. Sollten die Einblendzeiten nicht Ihren Wünschen entsprechen, können Sie diese über den Button Wiederholen nochmals einstellen.
• Sobald Sie die Einblendzeiten für alle Folien festgelegt haben, wird die Präsentation beendet. In der    Foliensortieransicht   können Sie die Einblendzeiten unter jeder Folie nochmals ablesen.

Effekte
• Folienübergänge

Öffnen Sie die Präsentation Effekte und wechseln Sie in die Foliensortieransicht. Klicken Sie auf den Button Folienübergang  oder wählen im Menü Bildschirmpräsentation den Befehl Folienübergang. Es wird das Fenster Folienübergang geöffnet.
Wählen Sie im Dropdown-Feld unter dem Bild den Übergang Von rechts überdecken aus.
Klicken Sie die Option Langsam an und stellen Sie den Klang Motor über das Dropdown-Feld Klang ein. Beenden Sie die Aktion, indem Sie auf den Button Zuweisen klicken.
• Textanimationen

Klicken Sie auf eine Folie, so daß die Folie schwarz umrahmt wird. Wählen Sie im Dropdown-Feld Text Voreingestellte Animation, das sich in der Symbolleiste befindet, die Textanimation Text von unten rechts. In der Foliensortieransicht die Folie mit einem zusätzlichen, kleinen Symbol unten links markiert. Dieses Symbol signalisiert Ihnen, das für diese Folie eine Textanimation eingestellt wurde.
• Musik- und Klangdateien

Klicken Sie eine Folie doppelt an, um in die Folienansicht zu gelangen. Wählen Sie im Menü Einfügen unter Film und Klang den Befehl Klang aus Datei. Es wird das Fenster Klang einfügen geöffnet. Klicken Sie die Sounddatei tada.wav einmal an und beenden Sie diese Aktion mit dem Button OK. Auf der Folie erscheint jetzt das Symbol eines Lautsprechers. Während der späteren Präsentation können Sie mit einem Mausklick auf dieses Symbol die Sounddatei starten.
Diagramme
Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Diagramm. Es wird ein Balken-Diagramm und eine Elemente-Tabelle geöffnet. Bitte beachten Sie, daß sich die Symbolleiste geändert hat. Ersetzen Sie in der Elemente-Tabelle die Quartale durch A, B, C und D.
Löschen Sie das Wort Ost und die 2. und 3. Zeile nach dem Markieren durch die Taste Entf.; Suchen Sie in der Symbolleiste den Button Diagrammtyp und klicken Sie auf den kleinen, schwarzen Pfeil.
Klicken Sie den Diagrammtyp 3D-Kreisdiagramm an. Klicken Sie nun außerhalb des Diagramms, um den Diagramm-Modus zu beenden. Sie können das Diagramm wie ein ClipArt verschieben und verändern. Wenn Sie nachträglich Änderungen vornehmen wollen, müssen Sie das Diagramm doppelt anklicken.
ClipArt
Wählen Sie im Menü Einfügen unter Grafik den Befehl ClipArt. Es wird die Microsoft Clip Gallery geöffnet. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf den Button Einfügen. Bitte beachten Sie, daß Sie das ClipArt bearbeiten können, sobald es markiert ist. Die Bearbeitung erfolgt über die kleine Symbolleiste, die sich neben dem ClipArt öffnet.
WordArt-Stil
Wählen Sie im Menü Einfügen unter Grafik den Befehl WordArt. Es wird der WordArt-Katalog geöffnet. Klicken Sie einen WordArt-Stil, der auf der dunklen Folie gut zu sehen ist und Ihrem Geschmack entspricht, einmal an. Beenden Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf den Button OK.Es wird das Fenster WordArt-Text bearbeiten geöffnet.
Ersetzen Sie die Worte Ihr Text durch das Wort WordArt und klicken Sie auf den Button OK. Bitte beachten Sie, daß Sie das WordArt-Objekt bearbeiten können, sobald es markiert ist. Die Bearbeitung erfolgt über die kleine Symbolleiste, die sich neben dem WordArt öffnet. Sie können z. B.den Text verändern und das Objekt frei drehen.
AutoFormen
Wählen Sie im Menü Einfügen unter Grafik den Befehl AutoFormen. Es wird die Symbolleiste AutoFormen geöffnet. Wählen Sie aus dieser Symbolleiste die gewünschten AutoFormen aus. Sie erhalten ein Fadenkreuz, das Sie auf der Folie positionieren können.
Legen Sie die gewünschte Position fest, klicken Sie die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Sie können jetzt die Maus bewegen und so die Größe der AutoForm bestimmen. Lassen Sie die linke Maustaste los, wenn Sie die AutoForm Ihren Wünschen entspricht.
Einbetten von Objekten

Ein eingebettetes Objekt kann in einer anderen Anwendung erstellt und anschließend in eine Präsentation eingefügt werden. Sobald diese Informationen eingebettet sind, werden sie fester Bestandteil der PowerPoint-Präsentation und dort als Objekt behandelt.
Alle Aktualisierungen des eingebetteten Objekts erfolgen nicht automatisch. Sie nehmen diese während Ihrer Arbeit in PowerPoint manuell vor. Unter anderem können Sie Ihren PowerPoint-Präsentationen folgende, eingebettete Objekte hinzufügen:

• Text mit besonderen Effekten (erstellt mit Microsoft WordArt)
• Formeln (aus dem Microsoft Formel-Editor)
• Alle Arten von Diagrammen (aus Microsoft Graph)
• Organisationsdiagramme (aus Microsoft Organisationsdiagramm)
• Tabellen (aus Microsoft WinWord)
• Kalkulationstabellen (aus Microsoft Excel)

Vorgehensweise:

1. Klicken Sie das einzubettende Objekt in der anderen Anwendung mit der linken Maustaste einmal an.
2. Wählen Sie in der anderen Anwendung im Menü Bearbeiten den Befehl Kopieren.
3. Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation.
4. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Inhalte einfügen, um das Fenster Inhalte einfügen zu öffnen.
5. Wählen Sie die Option Einfügen und klicken Sie die Darstellungsform im Auswahlliste an.
6. Beenden Sie die Aktion indem Sie den Button OK anklicken.


Für weitere Fragen oder Tips siehe z.B. Microsoft Powerpoint unter Powerpoint